Accompagnement dans l’optimisation et le suivi de la performance financière

• Définir une organisation intégrant une équipe transverse dédiée au pilotage de la performance,
• Établir des nouvelles méthodes de reporting pour les Directions,
• Tendre vers une uniformisation tout en prenant en compte les spécificités de chaque périmètre,
• Garantir la qualité de données et sa fiabilité,
• Mettre à disposition un kit de pilotage et d’aide à la décision.

1.1 Préparer la mise en place du nouveau dispositif de pilotage

Afin d’accompagner son client dans cette transformation, Square Management a défini sur trois axes les actions précises qui devraient être lancées :

• La fiabilisation et la mise à disposition de la donnée afin d’en permettre l’exploitation,
• La création et la mise à disposition de reportings dédiés afin d’assurer le pilotage de la performance financière par une meilleure gestion des coûts,
• La production de modes opératoires et procédures afin de pérenniser ce suivi.

Ces trois actions participent à l’optimisation de la performance financière de la DSI en proposant une meilleure gestion de la construction et du suivi budgétaire.

Afin d’accompagner le client dans la mise en œuvre du nouveau dispositif, Square Management a proposé l’intervention d’une équipe de 8 consultants au sein de
la DSI. Cette équipe est constituée de consultants certifiés, d’analystes financiers, de data scientists et de fonctions transverses (coordination, processus). La force de cette équipe est la complémentarité des expertises et des niveaux de séniorité : Data, Transfo, Finance, PMO,…

Cette deuxième étape a consisté à accompagner le client et à mettre en œuvre le dispositif cible de pilotage de la performance. Cet accompagnement s’est réalisé à travers trois axes : l’usage des outils de reporting, la conduite de changement et l’aide à la prise de décision stratégique.

2.1 Accompagner dans l’usage des outils et reportings

Les équipes Square Management ont accompagné les équipes client à faire un usage optimal de l’outil utilisé Power BI, outil analytique de business intelligence. Il permet notamment de produire et d’automatiser les reportings dédiés permettant le suivi et l’analyse de la performance financière. Une équipe chargée de la production reporting a été mise en place afin d’uniformiser la production de supports exploités par les analystes tels que des tableaux de bord et des indicateurs de performance pertinents. Square Management a aussi participé à la formation des opérationnels dans l’utilisation et la mise à jour de ces reportings pour diffuser les compétences et les rendre pérennes.

2.2 Mieux embarquer les collaborateurs par une conduite du changement

Grâce à son expérience de la conduite du changement, l’intervention du groupe Square Management a permis la simplification des processus pour soulager les opérationnels sur certains processus complexes ou à faible valeur ajoutée. Par ailleurs, ce projet a aussi traité l’actualisation permanente des modes opératoires selon l’évolution des procédures ainsi que le transfert de compétences.

L’embarquement des nouveaux arrivants permettait par ailleurs :

• D’assurer le transfert et la montée en compétence en fonction du turn-over
• De définir des calendriers des actions à réaliser en prenant en compte la saisonnalité (période budgétaire, période d’arrêté, fréquence des comités)

Square Management a su pérenniser l’activité en rédigeant des procédures et en formalisant l’ensemble de ses travaux afin de faciliter le développement et le transfert
de l’expertise au sein des équipes.

2.3 Accompagner à la prise de décision stratégique

Au travers des actions précédentes, Square Management a donc contribué à améliorer la production et la présentation des supports stratégiques auprès des différents niveaux hiérarchiques, jusqu’aux Comités Exécutifs. Ces présentations traitent des aspects à forts enjeux tels que :*

• L’élaboration et construction budgétaire,
• les statuts sur l’avancement des consommations budgétaires (forecast, réalisé et atterrissage annuel),
• la mise en place de pistes d’optimisation (amélioration de la productivité à effectif équivalent ou moindre),
• la gestion des ressources par sourcing (stratégie de recrutement, offshoring, et maîtrise des taux journaliers moyens),
• l’aide à la prise de décision (dossier de choix, proposition de scénario, rédaction, synthèse).

Ces productions devaient être réalisées selon des délais restreints et au regard du planning du projet pour respecter les jalons définis.