Réussir l’onboarding digital des collaborateurs : le nouveau défi des entreprises

L’onboarding est le processus par lequel une entreprise accueille et intègre ses nouveaux collaborateurs. Cette phase est essentielle car elle permet de s’assurer que les nouvelles recrues ont toutes les clés en main pour comprendre les enjeux de leur nouveau poste et intégrer la culture de l’entreprise.

Aujourd’hui, alors qu’un salarié sur trois travaille à distance (1), il est plus difficile de suivre un parcours d’intégration classique : moins de présence sur site, rencontres entre collaborateurs limitées, nombreux documents administratifs en format papier à traiter… La digitalisation de l’onboarding devient alors une évidence pour la plupart des entreprises. Ces dernières vont transformer plusieurs étapes de leur parcours d’intégration grâce à l’utilisation d’outils digitaux : chatbot, réseau social d’entreprise, vidéoconférence ou encore plateformes digitales.

Les parcours digitaux d’onboarding rendent l’expérience collaborateur très enrichissante dès l’entrée du salarié dans l’entreprise. C’est le cas de la plateforme Teelt : une solution d’onboarding innovante caractérisée par des parcours 100% personnalisables. L’application propose quatre types de parcours pour permettre d’encadrer l’onboarding, de gérer sa marque employeur et d’entretenir des relations professionnelles à distance. L’objectif principal est de fidéliser les collaborateurs dès leur entrée dans l’entreprise. L’application Abee, souhaite également répondre à cet objectif à travers un parcours innovant et ludique allant de l’étape de preboarding jusqu’à la fidélisation des collaborateurs.

Dans la même optique, Workleo propose aux entreprises de créer leurs propres parcours et de les adapter selon les étapes définies du processus d’intégration. Les applications sont basées sur une interface proposant un fil d’actualité, un onglet « discussion » pour chatter avec les membres de l’équipe et un espace de formation. Le collaborateur a également accès à un suivi personnalisé de son parcours d’intégration qui lui permet de valider les tâches qui lui sont attribuées. L’application propose également un tableau de bord qui permet de suivre en temps réel l’avancée de chaque parcours d’intégration. L’ensemble des tâches à faible valeur ajoutée vont ainsi être automatisées. Il sera alors plus facile de positionner des rendez-vous de rencontre avec les interlocuteurs essentiels : manager, visite médicale, etc.

Pour le manager, ces solutions présentent des avantages majeurs : gagner du temps dans le processus d’intégration, obtenir un feedback en temps réel, ou encore motiver les collaborateurs grâce à des parcours ludiques.

Pour rendre encore plus attractif l’onboarding des collaborateurs, les entreprises ont intégré la gamification dans les parcours. On peut la définir comme étant une méthode de conception visant à insérer des mécaniques de jeux dans une application, un processus ou dans une situation donnée.

L’objectif pour les RH ou les managers est d’intensifier leur motivation et favoriser l’implication au travail. En effet le collaborateur va être d’autant plus engagé dans ce processus et il aura une certaine satisfaction à réaliser les tâches qui lui sont attribuées.

La gamification dans ces solutions se matérialise sous plusieurs formes : mise en place de jauges de progression pour inciter l’utilisateur à effectuer certaines tâches, attribution de badges et récompenses aux collaborateurs pour représenter le passage des grandes étapes de carrière, intégration de quiz pour évaluer les connaissances des collaborateurs, etc.

Ces divers dispositifs permettent d’inciter de façon ludique le collaborateur à compléter toutes les étapes de son parcours d’onboarding. De plus, ils procurent un sentiment de satisfaction tout au long du parcours. En 2016, EDF lançait My Serious App à destination de ses nouvelles recrues. L’application inspirée du jeu « duel quiz » permettait de transmettre les informations sur l’entreprise et permettait de mettre en concurrence les collaborateurs.

Ainsi, il est évident que les nouveaux collaborateurs vont être motivés par ce nouveau type d’onboarding. Et cette stratégie semble fonctionner pour les entreprises qui combinent le digital et le jeu dans ce processus. Selon une étude « The 2019 Gamification at Work Survey », Talent LMS, 78% des personnes interrogées estiment que le jeu « rend l’entreprise plus attrayante ». Le transfert de connaissance est simplifié, les collaborateurs ont tendance à moins rompre la période d’essai avant son terme et la productivité des nouvelles recrues s’est améliorée.

Il faudra néanmoins porter une attention particulière à l’équipement des collaborateurs qui devront posséder un smartphone et bénéficier d’une connexion internet permanente. Il faudra également veiller à respecter le droit à la connexion et limiter l’hyper connexion.

(1) Etude sur le télétravail de la Dares, publiée en juin 2021.

Par Pauline Grad, Consultante Square.