Marqueurs d’éco-conception et tableau de bord de pilotage
INTRODUCTION
Dans le cadre d’ambitions à horizon 2025 en matière de numérique responsable, un groupe d’assurances français a initié un vaste chantier de transformation de sa direction informatique. Square Management a été mandaté afin d’accompagner la DSI Groupe dans l’atteinte des objectifs fixés en matière de numérique responsable.
SOLUTIONS
Une équipe pluridisciplinaire Square Management a été constituée afin d’accompagner ce groupe d’assurances français : l’accompagnement portait sur deux axes distincts :
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Axe 1 : La création d’un référentiel de marqueurs d’éco-conception numérique
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Axe 2 : La construction d’un tableau de bord numérique responsable
Chacun des deux axes a été traité en collaboration forte avec le commanditaire, de façon à spécifier les éléments produits et ainsi maximiser leur intégration dans les processus métiers existants.
1. Axe 1 : Référentiel de marqueurs d’éco-conception numérique
Square Management a accompagné l’assureur français depuis le diagnostic jusqu’à la validation d’une base documentée d’éco-conception, prête à être testée en conditions réelles.
En étroite collaboration avec la responsable de la transformation au sein de cet assureur, Square Management est intervenu en quatre temps :
- Analyse des normes existantes
- Diagnostic
- Présentation des éco-marqueurs retenus
- Macro plan de conduite du changement pour le déploiement opérationnel des éco-marqueurs.
- Analyse des normes existantes
Une analyse approfondie des différentes normes et standards de marché a été réalisée auprès des institutions principales en termes de réglementation.
Les recommandations de l’AFNOR, de l’Union Européenne ou encore de l’Institut du Numérique Responsable en matière d’éco-conception ont été analysées. Cela a permis de créer les lignes directrices à suivre pour la construction d’une base de travail solide. C’est ensuite à partir de ce socle que les travaux ont été adaptés au contexte de l’assureur français, afin d’appor- ter un maximum de pertinence pour la mise en applica- tion de notre proposition en matière d’éco-conception au sein des projets informatiques.
- Diagnostic
Ce diagnostic a été réalisé dans un contexte en pleine transformation. D’une part, la DSI de l’assureur français basculait le mode de fonctionnement du cycle en V à l’agilité à l’échelle pour l’ensemble de son périmètre. D’autre part, une refonte totale des processus de management de projets était en cours, afin d’homogénéiser deux grandes entités internes. C’est pourquoi le diagnostic a été réalisé en deux étapes, afin de prendre en compte le contexte dans son ensemble.
1. Analyse des processus internes
L’intégralité des processus de management de projets a été analysée afin d’identifier les points d’ancrage potentiels des futurs éco-marqueurs. Cet exercice a également permis d’identifier les acteurs en charge et de comprendre leurs rôles au sein de cette organisation en transformation. Les points clés de cette analyse ont été la compréhension des flux et le périmètre de chaque contributeur.
2. Interviews
Pour compléter le diagnostic, il a été décidé de réaliser des entretiens avec un panel représentatif d’équipes impactées par l’implémentation des éco-marqueurs. Ces interviews avaient pour objectif de déceler :
• Le niveau de connaissance général des équipes en matière d’éco-conception
• Le niveau d’acceptabilité ou de réticence de cette nouvelle implémentation
• La qualité des relations entre les différents membres des équipes projets qui étaient en pleine réorganisation
• Les bonnes pratiques d’éco-conception déjà existantes chez l’assureur français
• Le niveau de maitrise du processus actuel de management de projets (agile, cycle en V et hybride)
Ce diagnostic terrain, couplé aux bonnes pratiques théoriques en matière d’éco-conception numérique, a alimenté les réflexions pour formuler des recommandations (présélection d’éco-marqueurs pertinents) et décrire la conduite du changement à venir.
- Présentation des éco-marqueurs retenus
Cette phase a été réalisée en coconstruction avec le commanditaire pour challenger la sélection et la création des éco-marqueurs retenus, et obtenir ainsi des résultats concluants.
Ce sont finalement 33 marqueurs d’éco-conception qui ont été choisis pour être implémentés dans les nouveaux processus de management de projets.
- Macro plan de conduite du changement pour le déploiement opérationnel des éco-marqueurs
Les macro‑étapes du plan de conduite du changement pour le déploiement et l’accompagnement de l’implémentation des éco-marqueurs a été défini. L’intégralité des vérifications pertinentes à réaliser tout au long de l’implémentation des éco-marqueurs au sein des processus projets a été listée.
RÉSULTATS & RECOMMANDATIONS MAJEURES
Un dossier de validation composé de 33 bonnes pratiques en matière d’éco-conception numérique implémentables en l’état a été présenté. D’autres indicateurs potentiels ont été suggérés afin de mesurer le suivi et l’impact de la bonne implémentation des éco- marqueurs au sein des équipes opérationnelles.
Une des recommandations majeures a été de lancer un projet pilote pour tester le premier lot d’éco-marqueurs afin de valider son caractère opérationnel, en apportant les ajustements nécessaires à l’issue de cet exercice. Et de réitérer ce principe (tests & learn) sur les deux lots restants, afin d’aboutir de manière progressive à un référentiel d’éco-marqueurs stable et pertinent.
2. Axe 2 : Tableau de bord numérique responsable
L’assureur français souhaitait se doter d’un tableau de bord numérique responsable, afin d’avoir une vision “T0” de la situation en la matière, et d’être en capacité de suivre l’évolution des indicateurs retenus dans le temps.
Plusieurs étapes se sont succédées afin de construire ce tableau de bord :
• Cadrage du besoin : les objectifs du tableau de bord ont été validés, et les données déjà suivies dans le groupe ont été recensées. Les entretiens avec les collaborateurs et les discussions avec le commanditaire ont permis de définir le périmètre des indicateurs clés de performance à identifier.
• Revue de littérature : des sources publiques ont été explorées pour identifier des pratiques pertinentes au regard du contexte de l’assureur
français : « GR491 – le guide de référence de conception responsable de services numériques »,
AFNOR Spec « Éco-conception des services numériques », « Livre blanc : les indicateurs de performance énergétique et environnementale
des data centers ». À noter que ces sources fournissent essentiellement des lignes directrices. Les indicateurs correspondants ont dû être ajustés pour refléter le contexte et les objectifs de l’assureur français.
• Analyse de l’existant : dans un souci d’efficience et de rationalisation de la charge de travail des métiers, les parties prenantes concernées par l’élaboration de cet outil ont été consultées. Ainsi, la liste des indicateurs déjà suivis au sein de l’assureur français et, plus largement au sein de son Groupe, a été revue et analysée.
• Sélection des indicateurs à suivre : Square Management a capitalisé sur une matrice de maturité de la Responsabilité Numérique des Entreprises (RNE) développée en interne, qui comprend plus de 100 bonnes pratiques à mettre en place pour déployer une stratégie de RNE.
En contextualisant les indicateurs identifiés dans cette matrice, une liste d’indicateurs clés de performance pertinente pour les besoins du commanditaire a été élaborée. La liste a été enrichie avec les résultats de la revue de littérature, puis a été discutée et validée avec le commanditaire afin d’identifier les indicateurs prioritaires à renseigner, conformément à :
• Leur potentiel à capturer un état de maturité du numérique responsable au sein du Groupe ;
• La disponibilité des données nécessaires au calcul de l’indicateur concerné ;
• La facilité de la mise en place de l’indicateur proposé.
Sur la base des caractéristiques ci-dessus, les indicateurs ont été classés en trois phases, séquencées dans le temps, afin d’acter le caractère évolutif du tableau de bord.
RÉSULTAT
L’intervention de Square Management a permis l’élabo- ration d’un tableau de bord numérique responsable, adossé à une notice méthodologique documentée.
LE
SQUARE MANAGEMENT
- La contribution de notre centre Square Research Center en matière de numérique responsable
- L’expertise méthodologique des équipes pour constituer des dossiers stratégiques pour nos clients
- La maîtrise de la gestion de projet et l’adaptabilité de l’équipe Square Management pour répondre aux enjeux qui lui ont été confiés
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