Dans le cadre de la loi PACTE du 22 mai 2019, un cantonnement de l’activité de retraite a été imposé aux organismes d’assurances :

• Soit par la création d’un canton regroupant l’ensemble des activités de retraite ;
• Soit par la création d’un FRPS.

Pour les assureurs qui ont fait le choix de l’utilisation d’un FRPS, celui-ci devait être créé avant le 31 décembre 2022. Un FRPS est une entité juridique autonome, ayant pour objectif de gérer des contrats de retraite supplémentaire. Le cantonnement des régimes dans une structure juridique dédiée FRPS est soumis au contrôle de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), comme les entreprises d’assurances, et est régi par le Code des assurances. En revanche, le FRPS est soumis à des exigences en capital plus souples, à travers l’application de la directive IORP II et non pas de la réglementation Solvabilité II. Il est ainsi soumis à des règles communes à celles des entreprises d’assurances, mais avec des règles de solvabilité plus avantageuses et un cadre moins contraignant et plus adapté aux engagements à long terme. Les assureurs ont ainsi la possibilité d’investir dans des actifs plus risqués sur le long terme, en face d’engagements de retraite, tout en mobilisant moins de fonds propres. Cette opportunité permet de mieux protéger les épargnants d’un contrat retraite, tout en leur offrant sur le long terme de meilleures perspectives de rendement. Cette mise en oeuvre permet ainsi aux assureurs de maintenir une position compétitive sur le marché de la retraite en France. En revanche, cette mesure impose aux assureurs de cantonner leurs actifs liés aux produits d’épargne retraite, séparant ainsi la gestion financière des contrats de retraite investis sur le long terme des autres contrats d’épargne. Sont concernés et intégrés dans le périmètre les produits suivants :

• Les produits de retraite créés par la loi PACTE, tels que les plans d’épargne retraite (PER) d’entreprise, ainsi que les nouveaux article 39 (L137-11–2) à droits acquis ;
• Les rentes issues des PER d’entreprise collectifs ;
• Les anciens produits de retraite supplémentaire collectifs (art. 39 à droits aléatoires, art. 82 retraite et art. 83) ainsi que les contrats indemnités de fin de carrière (IFC).

Pour les avantages qu’il procure, différents assureurs ont souhaité mettre en oeuvre ce nouveau FRPS. L’intervention de Square Management a consisté, en tant que responsable de projet sur la maîtrise d’ouvrage, à analyser, à comprendre et à décliner l’ensemble des impacts sur le système d’information (SI), à piloter et à coordonner les différentes parties prenantes pour la mise en oeuvre de cette nouvelle entité en tenant compte de différentes contraintes :

• Organisationnelles : une fois l’agrément obtenu par les assureurs, la mise en oeuvre du cantonnement des produits nécessitait un planning de déploiement particulièrement court (6 mois), compte tenu des impacts transverses et de l’implication de multiples équipes d’entités  différentes ;
• Techniques : avec des contraintes lourdes nécessitant une adaptation de toute la chaîne du SI d’un produit d’épargne retraite collective (des outils de gestion à l’ensemble des blocs avals), en tenant compte des adhérences avec les autres évolutions prévues dans le SI et des contraintes liées aux travaux comptables de fin d’année ;
• Opérationnelles : afin de permettre une simplification de la gestion des différents actes par le back-office en regroupant par assureur ceux associés aux différents établissements juridiques ;
• Budgétaires : nécessitant de cibler des adaptations mutualisables et frugales.

Au sein d’une même entité juridique, les assureurs pouvaient détenir à la fois des produits non soumis au FRPS et des produits destinés à être migrés dans cette nouvelle entité juridique FRPS.

Square Management a accompagné son client tout au long du projet, prenant en charge la gestion du projet décliné en cinq principaux chantiers :

1. BANCAIRE ET COMPTABLE

La mise en oeuvre d’un FRPS, nécessitant la création d’une nouvelle entité juridique, entraîne un certain nombre d’impacts à la fois comptables et bancaires, aussi bien pour sa déclinaison dans la gestion du passif que celle de l’actif. En effet, les produits éligibles au FRPS sont associés à des établissements et à des comptes bancaires de collecte différents des autres produits d’assurance-vie non éligibles. Hormis le transfert des contrats dans la nouvelle entité créée, les opérations de gestion se devaient d’être totalement transparentes pour les clients des assureurs.

Ainsi, selon la composition du portefeuille de produits des assureurs, l’impact de la mise en œuvre du FRPS n’est pas le même et différentes questions se sont posées, nécessitant d’adapter à la fois la stratégie de mise en œuvre et les solutions :

• Bancaire actif : La mise en œuvre du FRPS entraîne-t-elle un changement de portefeuille UC/euro ? Les comptes-titres et cash UC doivent-ils être modifiés ? Comment associer les changements de comptes aux portefeuilles ?
• Bancaire passif : Comment décliner les impacts associés à la mise en œuvre d’une nouvelle entreprise (nouveau SIREN) et des nouveaux comptes bancaires, tout en gardant comme objectif la réduction maximale des impacts pour les affiliés, et notamment lors des premiers prélèvements (référence de mandat et identifiant du créancier SEPA, etc.) ? Quelle stratégie adopter pour réduire les impacts dans les différentes déclarations réglementaires et fiscales ? Comment gérer la rétrocession fiscale des taxes lors d’un changement de compte bancaire   fiscal ?
• Comptable passif : Comment assurer la migration comptable liée au changement d’établissement pour minimiser les impacts avec les travaux de fin d’année ? Quels impacts ce changement entraîne-t-il dans les reportings comptables et financiers associés ?
• Carnet d’ordre : Quels sont les impacts de la mise en œuvre d’un FRPS, et notamment des nouveaux cantons, en matière de paramétrage (nouveaux comptes et nouveaux établissements réglementaires) et sur les flux (à l’actif, de trésorerie, financiers, etc.) 

En collaboration avec les Directions financières des assureurs, les équipes et les experts-comptables du client, Square a recueilli tous les éléments nécessaires pour identifier, définir, décliner dans le SI et suivre la mise en œuvre des solutions.

Ces solutions ont été adaptées selon les caractéristiques propres à chacun des assureurs. Une coordination avec les établissements bancaires de gestion d’actifs et les banques d’investissement a été mise en place pour faciliter la mise en œuvre de l’étude à la déclinaison des impacts.

2. GESTION

La mise en œuvre d’un nouveau FRPS impacte l’ensemble de la chaîne de valeur du SI des produits d’épargne retraite du paramétrage de la nouvelle entité juridique associée au détenteur du compte (client assureur) en passant par chacune des étapes de gestion. Parmi celles-ci, les traitements de déclaration sociale nominative (DSN) ont dû être adaptés. Un nouvel organisme de prévoyance FRPS nécessitait d’être ajouté afin de pouvoir traiter d’un côté les flux FRPS tout en continuant à pouvoir traiter les flux non-FRPS. Les nouvelles caractéristiques (SIREN, dénomination sociale, etc.) ont été mises à jour pour assurer la conformité de l’ensemble des flux DSN (cotisations, CRM) et des fiches de paramétrage en fonction de l’établissement juridique de référence.

3. RÉGLEMENTAIRE, FISCAL ET DÉCISIONNEL

Les flux réglementaires (EAI, FATCA, FICOVIE, PASRAU, etc.), fiscaux et décisionnels étaient produits par les clients assureurs. La solution de mise en œuvre du FRPS devait tenir compte, pour chacun des reportings, de différents impacts :

• Périmètre de déclaration : Le périmètre de déclaration devient-il uniquement FRPS, non-FRPS ou couvre-t-il les deux ?
• Production du déclaratif et paramétrage : Qui produit le déclaratif ? Quel est le niveau de granularité du déclaratif (maille individu ou affilié) ? De nouveaux fichiers/ flux et identifiants de transfert sont-ils à prévoir ? Les fichiers produits, doivent-ils être scindés ou un critère discriminant, doit-il être ajouté le cas échéant pour permettre la production de la déclaration ? Les habilitations doivent-elles être adaptées (DGFIP, Net-entreprises, etc.) ? Le paramétrage nécessaire à la production des fichiers est-il impacté ?
• Contenu du déclaratif : Quels sont les impacts sur les blocs et les rubriques de déclaration (émetteur, entreprise, individu, affilié, etc.) ? Quels sont les impacts d’un changement de compte de prélèvement ?
• Timing et transfert : Quel est le planning de publication réglementaire pour produire les premiers états réglementaires ? Comment gérer la transition avant FRPS/post-passage en FRPS (annulation/reprise d’événements, déclarations annuelles) ?

La connaissance des différentes réglementations et des impacts associés a permis à Square Management d’identifier et de coordonner de manière efficace la mise en œuvre, avec les différentes parties prenantes, de solutions frugales pour répondre aux besoins tout en respectant les contraintes réglementaires, techniques et en limitant les impacts sur les flux avals déclaratifs.

4. COMMUNICATION

Dès la publication de l’agrément du FRPS au Journal officiel, les assureurs pouvaient informer leurs clients du transfert de leur activité retraite par l’envoi d’un courrier explicatif ou mentionner cette information sur des courriers existants et des portails.

Une fois le transfert réalisé, toutes les communications relatives à cette nouvelle activité de retraite devaient être effectuées au nom du FRPS et non plus au nom de l’assureur.

Un panorama de l’ensemble des supports de communication a permis d’identifier les impacts à mettre en œuvre pour faire évoluer le contenu. Cette évaluation a permis de tenir compte de différents critères : type de support de communication (e‑mail, courrier, document précontractuel, portail, etc.), objectif du document (information portant sur l’individu, communication sur un ou plusieurs contrats FRPS et/ou non-FRPS), destinataire (entreprise, salarié), occurrence de publication. Des adaptations ont ainsi pu être apportées (wording, mentions légales, logo, paramétrage, etc.).

La mise en œuvre du FRPS devait être désignée pour répondre aux interrogations suivantes : quelle est la période de mise en œuvre la plus propice pour assurer une communication aux clients affiliés et aux entreprises ? Comment garantir une simplification des parcours lors des connexions sur les portails d’un affilié titulaire de produits FRPS et non-FRPS ? Comment gérer la période de transition auprès des clients entreprises et affiliés pour assurer une transparence : message transitoire, période éventuelle de gel des accès, etc. ? L’analyse des meilleures réponses à apporter à ces questions à travers l’évaluation des avantages et des inconvénients des différents scénarios a permis d’adapter la stratégie de mise en œuvre, avec un objectif clair de réduire au maximum le risque de réputation et le risque opérationnel pour les clients entreprises et affiliés. Un planning de mise en œuvre a été réalisé et intégré dans le chronogramme de migration.

5. MIGRATION

La mise en œuvre du FRPS coïncidant avec la période des traitements comptables annuels de fin d’année, une synchronisation était nécessaire pour assurer la production des états comptables et financiers en même temps que la migration vers le nouvel établissement. Un chronogramme commun pour prendre en compte les adhérences avec d’autres projets a été mis en œuvre et testé sur différents environnements pour sécuriser la migration.

Pour sa mise en œuvre, après avoir identifié les événements clés, les actions ont été classées par ordre chronologique et complétées par des informations supplémentaires pertinentes (durée de mise en œuvre, responsable de l’action, prérequis, etc.). Pour chacune des actions, un risque a été évalué et, si nécessaire, des solutions de contournement ou un plan de remédiation ont été définis.

Le pilotage des actions et le suivi de ce chronogramme ont permis de garantir la migration comptable et la pertinence de l’ensemble des flux bancaires, financiers tout en assurant la mise en production des traitements et des processus dans les temps. Des reportings ont été générés pour permettre un état des lieux avant et après migration, et faciliter une reprise comptable des soldes sur le nouvel établissement.

Suite à l’entrée en vigueur du FRPS, la mise en oeuvre d’un nouvel établissement juridique a pu être réalisée dans les temps, dans le respect du planning préalablement défini et pour l’ensemble des clients assureurs. En tant que responsable en maîtrise d’ouvrage de ce projet, l’intervention de Square Management a permis :

• D’apporter une double expertise, à la fois métier sur l’épargne retraite collective assurantielle et en maîtrise d’ouvrage, permettant d’analyser, de comprendre et de challenger les équipes métier en assurant un pilotage efficace des sujets transverses ;

• D’accompagner le développement, le suivi et l’organisation des nouvelles solutions au niveau des applications, sur l’ensemble des phases du projet : du cadrage en passant par la conception, le suivi de la réalisation, la phase de tests/recettes, la mise en production et la conduite du changement ;

• D’assurer le pilotage, l’animation, le suivi du projet, et la coordination des travaux avec l’ensemble des parties prenantes des différentes applications impactées. La mise en place de points hebdomadaires et quotidiens a permis de fluidifier la communication entre les différents interlocuteurs (métier, IT, entités et clients) et de gagner en réactivité.