Transformation des espaces de travail

Expérimenté en premier lieu sur une direction, l’ambition était de déployer ce projet sur les différents campus franciliens. Le projet, considéré comme clé par ce grand acteur bancaire, s’est inscrit dans un programme plus large autour des nouveaux modes de travail.
C’est dans ce cadre que sont intervenus les consultants de Square Management : de la mise en place d’un premier pilote (élaboration de la démarche collaborateur, des nouveaux processus induits et de la structure et des équipements des espaces) au déploiement plus large, intégrant la dimension d’accompagnement au changement, afin d’assurer le succès de cette transformation.

ORGANISATION ET ACCOMPAGNEMENT DU CLIENT

Les études ont été initialisées en 2019 (définition et test du modèle), et la validation du déploiement entérinée mi-2022. Le déploiement était prévu sur trois ans et concernait environ 7 000 collaborateurs répartis sur deux campus.
Square Management a accompagné ce client, avec une équipe de 12 consultants pluridisciplinaires intégrés à des postes de PMO (Project Management Officer) au sein de différents streams : l’équipe d’accompagnement au changement, l’équipe chargée de l’immobilier et la direction de projet. Cette répartition a permis une meilleure fluidité de l’information et une coordination optimisée sur les livrables. Le projet a été organisé en cinq streams (l’immobilier, l’IT, la communication, l’accompagnement au changement et les relations sociales), encadrés par la direction de projet.

ÉTAPES CLÉS DU PROJET

Après un premier pilote sur une direction de front office de 200 collaborateurs, la démarche par direction s’est découpée en trois étapes clés :

• Conception (rencontre du CODIR métier, accompagnement des collaborateurs, adaptation des plans avec les ambassadeurs, déclinaison technique des travaux)
• Exécution (travaux, communications, préparation des équipes métier : rangement, process, etc.) et emménagement (ateliers d’accompagnement au changement, formations IT, sessions d’information, communication, jour J) ;
• Retour d’expérience et suivi.

Pour toutes ces étapes, Square Management a permis de cadrer la démarche, le suivi, les processus, l’accompagnement au changement des collaborateurs et l’amélioration continue.

 

ÉTAPE 1 : CONCEPTION

La phase de conception réalisée en amont a permis de valider les principes architecturaux au moyen d’un concept générique, via des ateliers avec chacune des directions.

Les consultants ont organisé et animé des ateliers de conception avec les « ambassadeurs métiers ».

Ils ont permis d’améliorer la démarche de lancement de projet et d’optimiser les outils de communication pédagogiques destinés aux collaborateurs pour favoriser la projection et l’adhésion.

À l’issue de ces ateliers, les consultants ont veillé à la prise en compte de l’ensemble des besoins exprimés, contraintes techniques et réglementaires avec les différents experts, et fait valider les plans finaux (APD, DCE, etc.) en collaboration avec un cabinet d’architectes et les responsables travaux.

L’objectif global de cette première phase a été de s’assurer de l’adéquation des aménagements avec les besoins fonctionnels des équipes et d’en assurer la faisabilité au regard des contraintes annexes.

 

ÉTAPE 2 : EXÉCUTION DES TRAVAUX

Les consultants au sein de l’équipe immobilier ont piloté la réalisation des travaux ainsi que les étapes de prélivraison (réalisation, solutions annexes en cas de problème, liens fournisseurs), fait le lien avec l’IT et facilité le suivi des multiples actions. Ils ont également rencontré les collaborateurs pour mettre en place les actions nécessaires (rangement, process à revoir, etc.). En amont de l’emménagement, les consultants ont coordonné les différents streams afin de valider les plannings de la phase post-travaux ainsi que les modalités d’emménagement (étalement des emménagements, modalités du SAV, etc.). Afin d’assurer une livraison sereine, ils ont mis en place différents outils (plans d’implantation, rétroplannings, etc.). Les jours d’emménagement, les membres de l’équipe projet ont suivi sur site les arrivées, relevé les pistes d’amélioration et recueilli les premières impressions.

 

ÉTAPE 3 : REX ET SUIVI

La phase de suivi est primordiale pour valider la bonne adaptation des collaborateurs aux espaces et aux nouveaux modes de travail induits, améliorer la démarche et réaliser les ajustements nécessaires de l’environnement proposé.

Les consultants de Square Management ont proposé un suivi à intervalles réguliers (1 semaine, 3, 6 et 9 mois) avec différents outils de mesure quantitative et qualitative (analyse des présences, des questionnaires, rencontres avec les ambassadeurs et les organisations syndicales, etc.). Ces éléments ont permis de formaliser un retour d’expérience complet et de proposer, puis de mettre en place, un plan d’action correctif. C’est ainsi que le projet a pu s’effectuer dans une démarche d’amélioration continue.

ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT : UN INDISPENSABLE TOUT AU LONG DU PROJET

L’adhésion collaborateur était un enjeu crucial de la mission. C’est pourquoi les consultants de l’équipe accompagnement au changement ont mis en place une démarche par type de population (managers, sponsors, ambassadeurs, collaborateurs) pour informer, rassurer, former et permettre aux collaborateurs de mieux se projeter dans les différents espaces. Ceci a été réalisé dès la conception, via la co-construction des espaces avec les ambassadeurs, et poursuivi pendant les travaux grâce à des formations, des sessions d’information ainsi que des visites commentées des espaces avant emménagement. Les consultants ont dû créer des contenus adaptés, ajuster le discours, encadrer les prestataires et proposer des améliorations (format, timing et contenu).

 

DIRECTION DE PROJET

L’accompagnement de Square Management sur la partie direction de projet a permis d’ajuster et de piloter le projet global (avec plusieurs changements de direction) via :

• La révision régulière de la cible (planning, effectifs, macro-zoning, cible et séquencement), la mise en place d’études spécifiques afin de calibrer au mieux les projections. Une fois cette cible validée, le consultant a contribué aux supports de présentation du projet au COMEX et au CSE ;
• La réalisation de benchmarks de solutions techniques (capteurs de présence, systèmes de casier, réservation intelligente de salles, etc.), la mise en place de pilotes et le déploiement ;
• La création et la validation de supports de communication transverses (newsletters, présentation des espaces, interviews, FAQ, etc.) ;
• La gestion des relations avec les sponsors du projet, le COMEX et les organisations syndicales via des échanges réguliers.

Ce rôle spécifique permettait d’assurer la cohérence et la faisabilité du projet, son avancée, et de piloter l’équipe projet.

L’intervention de Square Management a permis de proposer une démarche cohérente et de jalonner ce programme. Les consultants ont fluidifié les échanges entre les équipes de communication et
d’accompagnement au changement, retravaillé les éléments de langage et mis en place des supports de communication multicanaux qualitatifs, sous format d’une bibliothèque de supports métier et de kits
spécifiques.

Le regard extérieur et l’esprit critique des consultants ont permis de revoir les process proposés et de faciliter les différentes étapes. En outre, l’introduction d’une culture d’amélioration continue a permis d’optimiser les espaces et les démarches au fur et à mesure des transformations. Les consultants ont accompagné plusieurs transformations de direction en parallèle et piloté l’ensemble du programme (planning, budget, risques). Ce projet à long terme et ancré dans l’humain a nécessité une vive adaptabilité et des réactions rapides aux imprévus (délais d’approvisionnement allongés, contexte international, révision des effectifs cibles, calendrier social, nouvelles spécificités métier, réorganisations, rotations de l’équipe).

À ce jour, le projet permet de réduire de 20 % les surfaces, pour un taux de satisfaction en hausse au fur et à mesure des transformations (60 % pour les premiers, plus de 80 % pour les suivants), la mise à jour des équipements, plus adaptés au travail hybride, et la mise en place d’outils de pilotage des espaces, au sein d’espaces qualitatifs.