Accompagnement d’un programme de transformation LCB-FT

Les équipes SQUARE sont intervenues auprès de deux entités :

• L’une, au niveau de l’entité qui a pour objectif d’animer et piloter les différentes Banques de détail de la zone euro et les Métiers spécialisés (flotte de véhicules, leasing et épargne / courtage en ligne),
• L’autre, au niveau de l’entité banque de détail France.

L’accompagnement du dispositif Square a consisté, dans la phase amont, à réaliser un cadrage détaillé du programme en définissant une roadmap, en identifiant les sachants / experts et en mettant en place une comitologie adaptée à l’activité du client. La seconde étape a permis de cartographier l’ensemble des processus LCB-FT, acteurs et outils, des différentes entités et lignes Métier de l’établissement bancaire. Cette étape a permis d’identifier l’ensemble des dysfonctionnements et de définir un modèle opérationnel répondant aux exigences réglementaires (4ème et 5ème Directives LCB-FT), avec notamment la séparation des tâches entre la LoD1 (ligne de défense niveau Métier) et la LoD2 (ligne de défense niveau Conformité). L’analyse d’écart réalisée entre le modèle opérationnel existant et cible a ensuite permis de mettre en place et piloter un plan de remédiation complet du dispositif, tout en harmonisant les processus des différentes entités et lignes Métier du Groupe.
Dans le cadre de ce Stream, l’équipe Square a également piloté le modèle d’analyse capacitaire des entités par tâches du processus cible afin d’atteindre les objectifs d’effectifs souhaités par le client. Les leviers d’optimisation s’articulaient autour de solutions digitales d’automatisation, d’externalisation et d’efficacité opérationnelle.
Enfin, la définition et la mise en œuvre de ratios d’analyse financière ont permis aux consultants Square de mesurer la performance du projet et de s’assurer de la rentabilité attendue par le client avec une « payback period » de 3 ans.

Ce Stream avait pour objectifs principaux la définition d’un catalogue harmonisé de solutions de détections de comportements atypiques pour la 2ème ligne de défense (Conformité) pour les différentes entités couvertes par le programme, et son implémentation dans le nouvel outil de surveillance des transactions (Transaction Monitoring System).
Pour parvenir à ce résultat, les consultants Square ont tout d’abord procédé à une analyse d’écart des catalogues (listing des scénarios de détection) de chacune des entités. L’objectif a été de détecter des similitudes entre les scénarios des différents pays d’une part et d’autre part, d’identifier des risques LCB-FT qui ne seraient actuellement pas couverts afin de développer de nouveaux scénarios.
Par la suite, de nombreux ateliers de travail ont été menés conjointement avec la Sécurité Financière Groupe et les experts LCB-FT des différentes entités afin de constituer le nouveau catalogue harmonisé.
Enfin, un pilotage de l’implémentation et un accompagnement des équipes ont par la suite été assurés via des réunions de suivi mais également des sessions dédiées avec l’éditeur de la solution.

Le Stream Efficiency visait à identifier des gains de productivité sur l’ensemble des processus LCB-FT tout en optimisant leurs interactions avec les processus Know Your Customer (KYC). Pour ce faire, Square a recouru au Lean Six Sigma et suivi la méthodologie DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control). Pendant 18 mois, cette méthodologie a été répétée à trois reprises, en France ainsi que dans deux filiales européennes. Lors de la phase de définition projet, l’objectif a été de convenir d’une charte projet dans laquelle étaient énoncés l’ensemble des éléments essentiels à la bonne réalisation de la mission tels que l’identification des problèmes et des objectifs, la collecte de la voix du client (VOC) et l’évaluation des risques potentiels.
L’équipe Square a pu collecter les données et les irritants pour ensuite cartographier le processus réel détaillé. La phase d’analyse a permis de traiter l’ensemble de ces informations dans le but de proposer un set de recommandations, dont une synthèse des causes racines des irritants (dysfonctionnements) et une représentation graphique des étapes clés ou à non-valeur ajoutée du processus.
Ces informations ont servi de base d’innovation et d’identification de pistes d’amélioration à travers des ateliers Kaizen de résolution de problème. L’objectif, double, était de dessiner un processus optimisé incluant une réponse à chaque irritant tout en quantifiant les gains d’efficacité attendus. La dernière phase de chaque projet permettait, de ce fait, de contrôler la pertinence de chaque solution, de la valider et de chiffrer les gains réalisés.
L’intervention de Square a permis d’identifier des gains de productivité correspondant à 17% des effectifs dédiés aux tâches LCB-FT.

Ce Stream visait à adapter les directives de formation LCB-FT du client en accompagnant la mise en œuvre du modèle opérationnel cible LCB-FT et son exécution continue, en fournissant des conseils sur la manière de délivrer un programme de formation LCB-FT robuste.
C’est dans ce contexte que l’équipe Square a tout d’abord procédé à l’adaptation des normes groupe à l’entité en charge du pilotage des différentes banques de détail de la zone euro, puis s’est assurée de l’adaptation des modules de formation aux spécificités locales de chaque entité.
Une fois le contenu défini, les consultants Square ont piloté le dispositif de déploiement des modules en garantissant :

• Le recensement exhaustif des populations à former par fonction
• La bonne assignation des modules aux populations concernées
• La mise en place de media adaptés aux populations et aux contenus des modules (vidéos, tutoriels, formations en présentiel, modules en e‑learning, FAQs…)
• Le respect du calendrier de déploiement, de la fréquence des actualisations annuelles et des formations spécifiques pour les nouveaux arrivants.

En 2019, ce sont en tout plus de 30 000 collaborateurs qui ont été formés dans le cadre de ce dispositif.

L’objectif de ce Stream a été d’améliorer et de renforcer la capacité de surveillance et de supervision sur l’ensemble du processus LCB-FT aussi bien au niveau Groupe qu’aux niveaux des entités locales.
Le dispositif Square est donc tout d’abord intervenu pour définir et structurer des indicateurs clés de productivité (KPIs) ainsi que des tableaux de bords dédiés dans le but de :

• Superviser les processus LCB-FT cible de manière efficace,
• Permettre une amélioration continue de ce processus et,
• Assurer la bonne implémentation de ces indicateurs dans le nouvel outil de surveillance des transactions (Transaction Monitoring System).

Au total, c’est un peu plus de 200 indicateurs qui ont été définis et classés en 6 catégories (délai d’exécution, volumes d’activité, surveillance des déclarations de soupçons, efficacité, qualité, et suivi post déclaration de soupçons).
Par ailleurs, l’intervention de Square a également permis d’adapter le dispositif de contrôle interne au nouveau modèle opérationnel grâce à la définition et l’implémentation de contrôles de 2ème niveau afin de superviser les risques LCB-FT.