Transformation de la Direction Juridique
Un acteur majeur dans son secteur s’est engagé dans un vaste programme de transformation digitale de sa filière juridique. Plusieurs fois récompensé pour ses travaux de modernisation et de recherche de productivité dans d’autres filières, ce groupe a sollicité l’appui de Square Management pour l’accompagner dans cette transformation digitale. Partant d’un portefeuille de projets variés et déjà lancés, le programme s’est étoffé pour former un écosystème d’outils connectés qui offriront une expérience utilisateur plus fluide dans les usages des services juridiques, pour les collaborateurs et pour les partenaires.
SOLUTION
Square Management est intervenu à toutes les étapes du programme et en particulier sur sa structuration, son diagnostic des risques et dans la mise en place d’une organisation adaptée :
1. STRUCTURATION DU PROGRAMME
Initialement organisé comme un portefeuille de projets plus ou moins indépendants, mais tous liés à la digitalisation de la filière juridique, l’ensemble des initiatives a été structuré sous la forme d’un programme, divisé en deux étapes :
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La première étape a consisté à mettre en production les premières briques applicatives de façon autonome (les MVP). Ces briques applicatives portaient sur la digitalisation de la gestion des contentieux et sur la digitalisation des modèles de documents juridiques.
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La seconde étape a consisté à mettre en place une marketplace centrale au programme, apportant un changement radical dans la mise en contact entre les équipes juridiques et leurs clients internes.
2. DIAGNOSTIC DES RISQUES DU PROGRAMME
La complexité du programme provenait de l’amplitude de son périmètre. Il englobait en effet plus d’une dizaine de projets développés simultanément en mode Agile.
Les risques générés par ce type de programme sont de deux natures : d’une part, le risque de conduire les différents projets en silo, ce qui a pour conséquence de perdre la vision globale et de diluer l’ambition du programme (le « pourquoi ») ; d’autre part, d’un point de vue pratique, le risque de solliciter plusieurs fois les mêmes interlocuteurs (identifiés comme « sachants ») pour des besoins différents, ce qui crée un sentiment de confusion et de non-utilité des fonctions développées.
Pour faire face à ces risques, Square Management a mis en place une stratégie de Change Management très opérationnelle, dans laquelle la communication interne a joué un rôle central.
Des échanges réguliers entre les différentes parties prenantes ont ainsi été instaurés ; ils avaient pour objectifs de :
- Améliorer la communication entre les équipes Projets.
- Renforcer le sentiment d’appartenance et accentuer la compréhension des différents acteurs afin de faciliter le déploiement des outils.
- Accompagner les utilisateurs pour accroître l’adhésion et l’adoption.
- Partager les expériences.
3. MISE EN PLACE D’UNE ORGANISATION ADAPTÉE
Une organisation spécifique autour de 3 pôles a été mise en place afin de répondre aux besoins du programme.
Une équipe « programme » centralisée aux côtés de la Direction Juridique
La Direction programme était garante de la vision du programme, notamment de son partage auprès de la filière juridique. Elle veillait également à l’adéquation entre les besoins/attentes des Métiers, et les solutions digitales proposées/déployées.
Square Management a constitué une équipe de 15 consultants aux profils variés ayant tous en point commun des compétences et des expériences en matière de transformation juridique.
Intervenant comme experts Métiers, les consultants Square Management ont, tout au long du programme, collecté les besoins auprès des équipes juridiques, challengé les priorités avec la Direction, piloté les développements, mis en place puis suivi les KPI permettant de mesurer l’adhésion des collaborateurs à la transformation ainsi que le bon usage des outils. Les consultants ont également formé l’ensemble des utilisateurs aux nouveaux outils.
Une équipe opérationnelle « Change & Knowledge » constituée pour aller au-delà du programme
Relais du commanditaire, l’équipe opérationnelle « Change & Knowledge » a eu en charge la conduite du changement et la structuration de la connaissance juridique tout au long de la vie du programme. En mode « run », elle sera amenée à gérer les évolutions des outils de la filière et les revues « qualité » des données.
Régulièrement sollicités par l’équipe opérationnelle, les consultants Square Management de l’équipe programme ont développé une relation de proximité avec l’équipe opérationnelle afin d’être des partenaires, tant dans le déploiement des outils pendant le programme que dans la définition et la mise en place de la gouvernance post-programme.
Des équipes informatiques pluri-organisationnelles
Les équipes informatiques ont développé les solutions répondant aux besoins des utilisateurs.
Ces équipes informatiques étaient pour certaines implantées à l’étranger, d’autres étaient sous-dimensionnées lors du lancement des projets. Surtout, elles appartenaient à des organisations différentes, avec des gouvernances spécifiques et des enjeux et moyens parfois opposés, complexifiant leur pilotage et les choix dans les arbitrages.
Face à cette situation, il a été décidé d’adopter une démarche Agile ; celle-ci permettait en effet de fluidifier les échanges avec les sachants, faciliter le dialogue entre développeurs (voire les mouvements entre équipes au gré des urgences et des priorités), et ainsi livrer de façon incrémentale et régulière les fonctionnalités répondant le plus possible aux besoins des Métiers.
RÉSULTAT
L’accompagnement sur mesure des consultants Square Management a permis d’apporter des nouveaux outils juridiques contribuant ainsi à l’amélioration de la capacité des métiers.
1. UNE AMÉLIORATION DES CAPACITÉS DES MÉTIERS
Objectif premier du programme, cette amélioration des capacités des Métiers s’est traduite par des gains de temps et de fluidité dans le travail quotidien des équipes juridiques. Cet objectif a été atteint de deux manières.
D’abord grâce à la mise en place d’outils supports disponibles à travers la « Marketplace juridique » créée pour l’occasion. Cette « Marketplace juridique » vise à :
- Faciliter la mise à disposition de toute la connaissance juridique à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise devant y avoir accès.
- Assister les Métiers dans la lecture des contrats entrants des clients et/ou des fournisseurs avec une I.A. (Intelligence Artificielle) sur mesure développée pour ce type de besoins.
- Aider au management des activités de la filière grâce à l’implémentation de tableaux de bord de suivi interne de l’activité des juristes.
Ensuite, à travers des actions centrées sur une nouvelle organisation du travail avec :
- L’optimisation des processus de négociation des contrats qui facilite l’enchaînement des étapes et les mises en relation entre acteurs internes.
- La redéfinition, la restructuration et la gestion des connaissances juridiques et des dossiers générés, ainsi que leur accessibilité.
- La mise en qualité des données et la production automatisée de « reportings » à l’attention des instances externes et/ou des autorités de contrôle.
La « Marketplace juridique » a par ailleurs couvert des sujets connexes comme l’affectation automatique des demandes d’assistance juridique ou des dossiers, ainsi que la refonte des habilitations.
2. UNE CONTRIBUTION À LA DÉFINITION ET À LA RÉALISATION DES NOUVEAUX OUTILS
Au sein du programme, les consultants Square Management, par leurs connaissances du secteur et des besoins de la filière juridique, ont été des acteurs significatifs dans la définition et le cadrage des nouveaux outils.
Ils ont assuré notamment :
- L’accompagnement, l’identification et le traitement des adhérences entre les différents projets.
- L’aide à la priorisation des besoins par la valeur au regard des gains Métiers et des contraintes budgétaires.
- L’élaboration et le maintien des roadmaps « produits » dans le respect de la stratégie de l’ensemble des filières du groupe.
Les nouveaux outils ont pu voir le jour grâce à une collaboration étroite et pragmatique entre les consultants Square Management dans le rôle de « Product Owner » (P.O), les « sachants » clés de la filière juridique et les « Proxy Product Owner » (P.P.O) côté IT, favorisant ainsi :
- L’élaboration des interfaces utilisateurs avec les équipes U.I.
- La coordination des équipes informatiques et la priorisation des développements.
- L’approche itérative de chaque projet permettant d’affiner les solutions développées et d’améliorer la qualité des livraisons.
3. UN ACCOMPAGNEMENT SUR MESURE
En plus d’avoir mis en place une stratégie globale et Agile, Square Management a particulièrement mis l’accent sur l’adhésion des équipes juridiques et de leurs clients internes amenés à utiliser les différentes applications.
Cette adhésion a été pensée en 5 étapes :
- Une présentation globale des différents outils et de leurs fonctionnalités à travers des exemples concrets d’usage Métiers, en total accord avec la vision Groupe de la transformation de la filière juridique définie dans le TOM (Target Operating Model).
- Une formation personnalisée pour chaque équipe juridique et ses clients internes, en liaison directe avec leurs usages.
- Un accompagnement et un suivi de proximité dédiés par types d’utilisateurs.
- Le développement de solutions spécifiques adaptées aux besoins de chaque équipe juridiques nouvellement embarquée pour parfaire l’utilisation des outils.
- La préparation et l’animation de sessions de démonstration des différents applicatifs.
Ces actions se sont déroulées de manière concertée, entre les différentes équipes Projets afin de limiter le sentiment de sur-sollicitation chez les juristes et leurs partenaires.
Enfin, ces actions ont été relayées par un plan de communication adapté aux différents besoins du programme. Ce plan vise à avoir un maximum d’impact auprès des acteurs de la transformation et à maximiser l’adhésion aux nouveaux outils. Ce plan de communication a pris notamment la forme de release note, de newsletter, ou de communiqués sur intranet.
À ce dispositif s’est ajouté le déroulé d’événements spécifiques de communication de types séminaires ou « roadshows », qui ont permis d’accroître la visibilité du programme auprès de la filière juridique et de ses partenaires internes.
LE
SQUARE MANAGEMENT
- Expertise juridique
- Comptant dans ses effectifs plusieurs consultants issus de formation universitaire juridique et provenant de cabinets d’avocats ou de Directions juridiques de grands groupes, Square Management a pu répondre aux besoins des acteurs souhaitant transformer cette filière.
- Diversité & Technicité
- Square Management a monté une équipe aux profils variés et complémentaires, mêlant compétences en conduite de projet et de programme, et connaissance de l’écosystème Métier et organisationnel du client.
- Flexibilité
- Square Management a su, tout au long du programme, proposer les meilleurs scénarios en matière de dimensionnement de l’équipe intervenante et de types d’expertise selon la phase des projets et en fonction des besoins du client.
- Proximité
- C’est l’état d’esprit qui anime les consultants Square Management pour mener à bien leurs missions. Dans le cadre de ce programme de transformation, la proximité a été un puissant moteur dans la réussite des différents projets. Elle a permis de comprendre au mieux les besoins de la filière juridique et de ses partenaires, d’y répondre au plus près, et de les accompagner dans l’atteinte des objectifs fixés.
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