Le Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données est applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD »).
Le RGPD sensibilise tous les acteurs de l’Union Européenne et plus encore, sur une multitude de problématiques liées à la gestion, à l’exploitation et à la conservation des données à caractère personnel.
Ce document n’a pas pour ambition d’être exhaustif mais uniquement de permettre aux clients, aux candidats et aux visiteurs, le cas échéant, aux salariés du client, d’être en possession des informations essentielles relatives à la politique de gestion des données à caractère personnel du groupe.
La version actuellement en ligne la seule opposable toute la durée d’utilisation du site et jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace. Ce document n’a pas pour ambition exhaustif mais uniquement de permettre aux candidats, aux clients… d’être en possession des informations essentielles relatives à la politique de gestion des données à caractère personnel du groupe Square.

Référentiel

1 – Introduction 

La protection des Données Personnelles est une préoccupation majeure pour SQUARE, qui a fait de cette question une priorité depuis longtemps. Ainsi, la transparence de traitement des Données Personnelles que nous collectons est un engagement pour nous. La présente Charte vise à vous fournir toutes les informations pertinentes relatives au traitement des Données Personnelles qui peuvent être collectées sur nos sites web énoncés ci-dessous au sein du paragraphe 2.
SQUARE (ci-après, “nous”, “notre” ou “nos”) peut collecter et traiter des Données Personnelles vous concernant lorsque vous visitez ce site.

2 – A propos de cette Politique 

Cette politique de protection des données personnelles s’applique au groupe SQUARE, ainsi qu’à ses sociétés affiliées et entités liées (ci-après ensemble et indistinctement « SQUARE », « nous » ou « notre »). Nous nous engageons à mettre en œuvre les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles et les traiter de manière licite, loyale et transparente.
Cette politique de protection des données personnelles fait état de la façon dont nous les collectons, traitons, stockons et protégeons lorsque :

• nous vous fournissons des services professionnels ou lorsque nous en fournissons à nos clients ;
• vous utilisez nos sites Web ;
• il est effectué toute autre opération relevant de nos offres ou propositions en termes de services, secteurs ou carrières.

Lorsque nous faisons référence à « nos sites Web » dans le cadre des présentes, nous entendons faire référence aux pages spécifiques de nos sites Web du Groupe Square accessibles par les liens suivants : VIATYS, VERTUO CONSEIL, ADWAY, TALLIS, ALTERNEA, INITIO
Cette politique de protection des données personnelles contient également des informations concernant la communication de vos données personnelles à des membres du Groupe Square et à des tierces parties (par exemple, nos fournisseurs de services).
Lorsque nous faisons état du traitement, de la collecte, de la protection et du stockage de vos données personnelles, nous pouvons également faire référence, de manière indistincte au « traitement » de ces données personnelles.
Les Entreprises (« nous », « notre » ou « nos ») s’engagent à protéger la vie privée de leurs candidats, de leurs clients et des utilisateurs de leur site web. Nous souhaitons offrir une expérience sûre et sécurisée aux utilisateurs. Nous veillerons à ce que les informations que vous nous fournissez ou que nous collectons par le biais de divers canaux (y compris nos sites web, la correspondance écrite (dont les emails), les conversations ou les réunions avec nos consultants, ou par le biais de nos bureaux ou de nos sites web à travers l’Europe) soient uniquement utilisées aux fins indiquées dans la présente politique. 
Cette Politique de Confidentialité a pour but de vous informer des types de données à caractère personnel que nous collectons auprès des candidats, des prospects ou clients et des finalités pour lesquelles nous utilisons les données et de la manière dont elles sont traitées.  Elle nous permet également de satisfaire à l’obligation de transparence issue du Règlement général sur la protection des données 2016/679 de l’Union européenne (« RGPD ») et des législations nationales transposant le RGPD.

3 – Les informations que nous collectons

Dans le cadre des services que nous vous proposons ou lorsque nous en fournissons à nos clients et en lien avec nos procédures et diligences pour vérification d’éventuels conflits d’intérêt (ou selon le cas, lors de nos échanges précontractuels concernant les services que nous pourrions fournir), nous pouvons être amenés à solliciter la collecte et obtenir des données personnelles vous concernant. Nous pouvons également collecter vos données personnelles lorsque vous utilisez nos sites Web.
Nous pouvons ainsi être amenés à collecter et obtenir des données personnelles parce que vous nous les communiquez (par exemple dans le cadre d’un formulaire de contact sur nos sites Web), ou bien et selon le cas, parce que d’autres personnes nous les fournissent (par exemple une personne de votre entourage, des fournisseurs de services que nous utilisons pour les besoins de nos activités) ou parce qu’il s’agit de données dans le domaine public.
Nous pouvons également être amenés à collecter et obtenir directement ou indirectement des données personnelles vous concernant, à la suite de l’analyse de votre comportement lorsque vous interagissez avec nous ou d’autres personnes. Par exemple, afin d’améliorer votre expérience en qualité de visiteur lorsque vous utilisez nos sites Web et vous assurer un bon fonctionnement du service Web, nous pouvons (ou selon le cas, nos fournisseurs de services) utiliser des cookies (petits fichiers texte stockés dans le navigateur de l’utilisateur) ainsi que des balises Web susceptibles de collecter des données personnelles. Des informations et renseignements complémentaires sur la façon dont nous utilisons les cookies ainsi que d’autres traceurs et la manière dont vous pouvez les contrôler sont disponibles dans notre charte sur les cookies.
Les données personnelles que nous collectons ou obtenons directement ou indirectement, soit lorsque nous vous fournissons des services professionnels ou lorsque nous en fournissons à nos clients, soit lorsque vous utilisez nos sites Web, soit plus généralement lors de toutes autres opérations susceptibles de relever de nos offres en termes de services, secteurs ou carrières, peuvent inclure, notamment, votre nom, votre âge, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse courriel, votre adresse domiciliaire, votre pays de résidence, votre mode de vie et votre situation sociale (par exemple, vos passe-temps), votre situation familiale (par exemple, votre état civil et vos personnes à charge), des détails sur votre emploi et votre formation scolaire (par exemple, l’entreprise pour laquelle vous travaillez, le poste que vous occupez et votre formation scolaire), vos diffusions sur les blogs, forums, wikis et autres applications ou services de médias sociaux auxquels nous fournissons l’accès, votre adresse IP, le type et la langue de votre navigateur.
Nous comprenons l’importance de protéger la vie privée des mineurs. Nos sites Web et nos services ne sont pas conçus pour les mineurs et ne leur sont pas destinés. Notre politique ne vise pas à collecter ou à conserver intentionnellement les données personnelles de personnes mineures.

4 – Manière dont nous utilisons vos informations à caractère personnel

 
Nous détenons, utilisons et divulguons vos informations à caractère personnel à des fins commerciales légitimes, y compris :

1. pour vous fournir nos services ;
2. pour entretenir notre relation professionnelle avec vous, que vous soyez un utilisateur de notre site web, un client ou un candidat ;
3. pour vous permettre de présenter votre CV pour des candidatures générales, pour des demandes d’emploi spécifique. 
4. pour établir des correspondances entre vos renseignements et les postes vacants, pour nous aider à trouver l’emploi qui correspond le mieux à vos attentes et pour envoyer vos informations à caractère personnel aux clients pour des demandes d’emploi ;
5. pour conserver vos renseignements et vous informer des possibilités d’emploi futures autres que le poste spécifique pour lequel vous nous avez contactés ;
6. pour répondre à vos demandes de renseignements ;
7. pour une prospection directe de produits et de services, pour vous communiquer des nouvelles et les actualités sectorielles, des événements, des promotions et des concours, ainsi que des rapports et d’autres informations. 
8. pour satisfaire aux obligations contractuelles envers nos clients ;
9. pour communiquer des informations à caractère personnel aux organismes de réglementation ou chargés de l’application de la loi, si on nous le demande ou si on nous y autorise ; 
10. nos sites web utilisent un service d’enregistrement de site web pouvant enregistrer les clics de souris, les mouvements de souris, le défilement des pages et tout texte saisi dans des formulaires de sites web. Les données collectées par ce service sont utilisées pour améliorer l’ergonomie de nos sites web. Les informations collectées sont stockées et utilisées pour la production de rapports agrégés et statistiques et ne sont partagées avec personne.
11. afin de vous fournir du contenu personnalisé sur notre site web, avec des communications plus pertinentes dans nos emails et un service adapté à vos besoins de la part de nos consultants, nous suivons et enregistrons votre usage du site et vos interactions avec notre site web et nos emails. Nous avons recours à un prestataire de services tiers pour nous aider à enregistrer, stocker et analyser ces informations afin de déterminer la manière de vous offrir la meilleure expérience de recrutement possible. Nous veillons à ce qu’aucun élément permettant de vous identifier personnellement ne soit enregistré dans cette base de données et, hormis le prestataire de services que nous avons choisi, nous ne partageons ces informations avec aucune autre entreprise ou aucun autre affilié.
    Pour certains traitements le consentement est demandé explicitement comme il est prévu par le Règlement général sur la protection des données 2016/679 de l’Union européenne (« RGPD »).

5 – Base juridique pour le traitement de vos informations à caractère personnel

En vertu du RGPD, les motifs principaux invoqués pour traiter les informations à caractère personnel des clients et des candidats sont les suivants :
Le traitement est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat – afin de nous acquitter de nos obligations pour vous fournir un service ou de prendre les mesures nécessaires, à votre demande, pour conclure un contrat avec nous, il sera nécessaire que nous traitions vos données à caractère personnel ; 
 Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale – nous sommes soumis à certaines exigences légales pouvant nécessiter que nous traitions vos données à caractère personnel.   Nous pourrions également être tenus par la loi de divulguer vos données à caractère personnel à un organisme de règlementation ou chargé de l’application de la loi ;
 Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes — nous devrons, ou un tiers devra, traiter vos données à caractère personnel aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers, à condition d’avoir établi que vos droits et libertés ne prévalent pas sur ces intérêts, y compris votre droit à la protection de vos données à caractère personnel.  Nos intérêts légitimes incluent la réponse à des demandes de renseignements de votre part ou de la part d’un tiers, l’optimisation de notre site web et de l’expérience des clients, la fourniture d’informations sur nos produits et nos services et le fait de veiller à ce que nos opérations soient réalisées d’une manière adéquate et efficace ;

6 – A qui communiquons-nous vos données personnelles 

• Les données à caractère personnel sont susceptibles d’être diffusées :
• aux collaborateurs du groupe ;
• à des clients dans le cadre de la recherche d’un emploi
• à des sous-traitants (lieu de localisation des serveurs ou centres informatiques…). Les obligations et niveaux de prestation font l’objet d’un encadrement contractuel détaillé destiné à assurer que le prestataire ne pourra agir que sur instruction du Groupe Square et comportant des obligations en termes de sécurité et de confidentialité mises à charge du prestataire, ainsi que des obligations et mesures prises pour assurer le respect des principes énoncés par le RGPD. 
• à toute autorité administrative et judiciaire.
• La protection de nos droits et ceux de nos clients.
• Utilisation de données personnelles collectées via nos sites Web. En plus des opérations précitées, nous pouvons aussi être amenés à collecter vos données personnelles via nos sites Web :
• pour gérer et améliorer ce site Web;
• pour adapter le contenu du site Web afin que votre expérience soit plus personnalisée, et attirer votre attention sur nos services pouvant vous intéresser;
• pour gérer vos demandes transmises par ce site et y répondre.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être aussi amenés à collecter certaines de vos données personnelles, notamment lorsque vous vous inscrivez à des services permettant d’obtenir des informations régulièrement mises à jour. Dans cette hypothèse, nos équipes sont susceptibles de vous inviter à des évènements pouvant vous intéresser ou vous adresser des informations relatives à nos activités.

7 – La sécurité de vos données personnelles

Nous avons recours à un ensemble de mesures organisationnelles et techniques afin de nous assurer que vos données personnelles sont protégées.
Ces mesures comprennent notamment :

• la sensibilisation et la formation du personnel afin de s’assurer qu’il connaît nos obligations en matière de protection de la vie privée au moment du traitement de données personnelles;
• des contrôles administratifs et techniques de manière à nous assurer d’accéder uniquement aux données personnelles si nous en avons besoin;
• des mesures de sécurité technologique, notamment des pare-feux, l’authentification, le cryptage et les logiciels antivirus;
• des mesures de sécurité physique dans nos locaux, notamment des badges d’accès.
  Même si nous prenons des mesures de sécurité appropriées au moment de la collecte de vos données personnelles, la transmission de données par Internet (y compris par courriel) n’est jamais complètement sécurisée.

8 – Durées de conservation des données à caractère personnel

Nous conserverons vos données personnelles dans nos systèmes pendant la plus longue des durées suivantes : aussi longtemps que nécessaire pour les opérations et les finalités de traitement concernées, pendant les durées de conservation, d’archivage et de prescription autorisées par la loi, (la fin de la durée de prescription applicable à la suite d’un litige ou d’une enquête à l’égard de l’une de nos offres ou propositions, ou de l’un de nos services.
Ainsi, par exemple, les données relatives aux prospects sont conservées pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect.

9 – Vos droits 

Vous avez divers droits relativement à vos données personnelles, notamment les suivants :
Obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et obtenir une copie des données personnelles que nous conservons vous concernant.
Nous demander de mettre à jour vos données personnelles détenues ou de corriger des données personnelles erronées ou incomplètes.
Nous demander de supprimer les données personnelles que nous conservons vous concernant, ou de limiter l’utilisation que nous en faisons.
Retirer votre consentement nous autorisant à traiter vos données personnelles (dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement).
Dans la mesure prescrite par la loi ou un règlement applicable, recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez transmises, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par une machine et en vue de les transmettre à une autre partie (dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement ou un contrat).
Vous opposer au traitement de vos données personnelles.
Pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions concernant notre utilisation de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (Data Protection Officer) à l’adresse suivante : dpo@square-management.com
Vous pouvez également contacter notre DPO à l’adresse mentionnée ci-dessus si vous souhaitez porter plainte contre une atteinte à votre vie privée.

Ces droits peuvent être exercés également par courrier postal à l’adresse suivante :
SQUARE
A l’attention du DPO
173 Avenue Achille Peretti
92200 Neuilly-sur-Seine

Le Groupe Squre s’engage à communiquer à la personne concernée toute information sur les mesures prises à la suite de sa demande, dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de sa demande ou, le cas échéant, dans un délai de deux (2) mois lorsque la demande est complexe.
Tout exercice des droits formulé auprès du Groupe Square sera automatiquement signalé par ce dernier à ses sous-traitants, le cas échéant, et autres destinataires sans que la personne concernée n’ait besoin de procéder à des démarches supplémentaires.

10 – Mise à jour de la Politique de confidentialité 

Le contenu de ce document a vocation à évoluer périodiquement et sans préavis en fonction de l’entrée en vigueur de nouveaux textes applicables (en raison notamment de l’évolution législative et/ou règlementaire) et des évolutions des services et prestations proposés par le Groupe Square. 

Si nous apportons des changements à cette politique de protection des données personnelles, nous modifierons la date de révision au haut de la page. La version modifiée de cette politique de protection des données personnelles sera applicable à compter de cette date. Ainsi, nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique afin de vous tenir informé(e) de la manière dont nous protégeons vos données personnelles.

Dernière mise à jour : 25 mai 2018